Το περιοδικό χρησιμοποιεί μια ποικιλία έτοιμων email για να κατευθύνει και να βοηθήσει τις διαδικασίες επιμέλειας και δημοσίευσης. Τα emails αυτά αποστέλλονται προκαταβολικά στους κατάλληλους παραλήπτες (για παράδειγμα, ο Επιμελητής Ενότητας ενημερώνε τον Επιμελητή κειμένου ότι η επιμέλεια του κειμένου μιας υποβολής είναι έτοιμη να αρχίσει). Ο Διαχειριστής του Περιοδικού μπορεί να επεξεργαστεί τις εξ'ορισμού εκδόσεις αυτών των μηνυμάτων (διαθέσιμα στο Έτοιμα Emails στην σελίδα Διαχείρισης του Περιοδικού). Επίσης τα emails μπορούν να επεξεργαστούν από τον χρήστη πριν σταλούν. Το σύστημα αυτόματα εισάγει σχετική και συγκεκριμένη πληροφορία στο email πριν παρουσιαστεί στον χρήστη για αποστολή (για παράδειγμα, ο τίτλος και η περίληψη της υποβολής σε μια ερώτηση, ή η ημερομηνία που λήγει η προθεσμία αξιολόγησης). Το email επίσης παρέχει στον παραλήπτη οδηγίες εύρεσης της κατάλληλης ιστοσελίδας όπου θα αναλάβει την υλοποίηση του αιτήματος.

Το OJS χρησιμοποιεί το email για τον συντονισμό τις διάφορες λειτουργίες των διαδικασιών επιμέλειας και έκδοσης. Όλα τα έτοιμα emails έχουν πρότυπες εκδόσεις (default), και οι εμφανίζονται όταν το αντίστοιχο εικονίδιο του email επιλέγεται. Οι πρότυπες αυτές εκδόσεις των μηνυμάτων μπορούν να επεξεργαστούν από τον Διαχειριστή του Περιοδικού οποιαδήποτε στιγμή. Επίσης ένα email μπορεί να διαμορφωθεί κατάλληλα από τον αποστολέα πριν σταλεί. Όταν το εικονίδιο ενός email πατηθεί, θα έχει συμπληρωμένο αυτόματα τη διεύθυνση του κατάλληλου παραλήπτη, μαζί με όλες τις παρεμφερείς πληροφορίες απαιτούνται για την διαδικασία επιμέλειας ή δημοσίευσης. Ο αποστολέας μπορεί να προσθέσει σχόλια ή επιπλέον κείμενο αν απαιτείται. Επίσης μπορεί να τροποποιήσει την διεύθυνση email του/των παραληπτών, εκτός από τις περιπτώσεις όπου αποστέλλονται κωδικοί πρόσβασης (για λόγους ασφαλείας). Σημειώστε ότι η τροποποίηση της διεύθυνσης email του παραλήπτη στο πρότυπο email δεν τροποποιεί την αντίστοιχη διεύθυνση του παραλήπτη όπως αυτή έχει δηλωθεί στο σύστημα και βρίσκεται στη σελίδα του Προφίλ του. Για την οριστική αλλαγή της διεύθυνσης αυτής θα πρέπει να ενημερωθεί σχετικά ο Διαχειριστής του Περιοδικού ο οποίος έχει την αρμοδιότητα να κάνει τις σχετικές αλλαγές στο Προφίλ του χρήστη.